制作事例受付・業務の効率化 ／ ホビー・小売
宅配買取の受付票づくりを、Shopifyの中で効率化
申し込みから受付票まで、手で写さずにつなぐ
実際にお作りした仕組みの事例です。お客様のお名前とお店は伏せています。絵と会話は、内容に合わせたイメージで、ご本人ではありません。
お店の方買取の箱が届くたびに、受付票に、手で入力しているんです「宅配買取のお申し込みが来るたびに、受付票へ手で入力している」
ネットショップで買取も受け付けているお店から、こうしたご相談をいただくことがあります。
件数が少ないうちは、表計算と手作業でも回せます。
ただ、お客様の口座や住所を手で写す作業がある、1つの申し込みで箱が何回かに分かれて届く、といった場合は、今のShopifyの中に買取の受付を組み込み、申し込みから受付票まで手で写さずにつなぐ形が候補になります。
この記事では、宅配買取の受付を楽にする方法を3つ比べたうえで、ホビーショップで実際にお作りしたものをご紹介します。
こんなお悩みはありませんか
- 買取のお申し込みが来るたびに、お礼と案内のメールを手で返している
- 申し込みの内容を、受付票（古物の台帳）に手で入力している
- お客様の名前や口座番号を写すときに、取り違えないか心配
お店の方メールを見ながら、受付票に写していて買取の受付で手間と心配が生まれるのは、お申し込みの情報を、人が別の紙や表に写しているところです。宅配買取の受付を楽にする方法を、3つ比べてみます。
宅配買取の受付を楽にする、3つの方法
1. 既製の買取管理サービスを使う
買取の受付や査定を管理する、出来合いのサービスを契約して使う方法。
- 向く方
- 受付の流れを一から作り直してもよい。決まった型に合わせられる
- 気になる点
- 今のネットショップとは別の画面になることがある。今のお申し込みフォームや、お店の受付票の形に合わないことがある
2. 表計算と手作業で回す
お申し込みのメールを見ながら、表計算の受付票に書き写して管理する方法。
- 向く方
- 件数が少ない。まず追加のシステムの費用を抑えて始めたい
- 気になる点
- 名前や口座を写すたびに、取り違えが起きうる。件数が増えるほど手間も増える
3. 今のShopifyの中に、買取の受付を組み込む
お申し込みをそのままShopifyの中に記録し、管理画面から受付票を開いて印刷できるようにする方法。
- 向く方
- ネットショップがShopifyで、今のフォームや受付の流れは変えたくない
- よい点
- お申し込みの入力が、手で写さずに受付票へつながる。データをShopifyの中にまとめられる
- 気になる点
- お店の受付の流れに合わせて作るので、最初に作る手間がかかる
今回は、今のお申し込みフォームはそのままに、手で写す作業を無くすことが目的でした。そのため、3つ目でお作りしました。
今回いただいたご依頼
お店の方フォームは今のまま、受付票まで楽にしたいんですアオイShopifyの中で、申し込みと受付票をつなぎましょうフィギュアなどを扱うホビーショップからのご依頼でした。ネットショップはShopifyで、宅配買取も受け付けています。
ご依頼は3つでした。お申し込みへの自動返信と記録、買取受付票の作成と印刷、そして査定のご連絡などの定型メールを楽に送ることです。
お話を伺うと、3つは別々の困りごとではなく、買取のデータがShopifyの外にあることから出ていました。そこで、土台を1つ作り、その上に3つを載せる形にしました。お申し込みフォームの見た目と項目には、手を入れていません。
アオイ1つの申し込みに、受付票を複数枚つなげられますお店の方箱が分かれて届いても大丈夫なんですねお客様の中には、荷物を何回かに分けて送る方がいます。そのため、1つのお申し込みに受付票を複数枚つなげられる作りにしました。お申し込みと受付票はIDで結び、お名前の一致では照合していません。
お作りしたもの
動画でもご覧いただけます（音声が出ます）。
お申し込みへの自動返信と、記録
お申し込みが届くと、お客様へ自動返信のメールが送られます。宅配キットのご希望か、集荷のご希望かで、文面を出し分けられる作りにしました。文面はファイルに分けてあり、差し替えるだけで直せます。お申し込みの内容は、そのままShopifyの中に記録されます。
管理画面から開く、買取受付票
Shopifyの管理画面から、受付票の画面を開けます。買取日の期間、お名前や担当者、振込が済んでいるかで絞り込めます。1枚ずつ開いて、ブラウザの印刷からPDFにもできます。お店の在庫管理の番号を書き込み、その番号でも探せるようにしました。
口座は、合言葉を入れた人だけに
振込先の口座は、合言葉を入れたときだけ表示されます。しばらくすると、もう一度入れる必要があります。絞り込んだ一覧は表計算用に書き出せますが、口座は書き出しに入れていません。
フォームを通らずに届いた荷物も
フォームを通さずに直接届いた荷物のために、お申し込みを追加する画面も用意しました。会員を探し、住所が合っているかを確かめてから追加します。振込の控えを残すと、受付票の振込の状態が「済」に変わります。
定型メールを、差し込んで送る
査定のご連絡など、お店で使っていた定型メールを呼び出し、お名前・査定金額・本人確認のコードを差し込める道具を、ブラウザの拡張機能でお作りしました。メールソフトを選ばずに使えます。
そのほか、本番でお申し込みの処理が失敗していないかを定期的に見て、失敗したら知らせる見張りの仕組みも入れています。
よくあるご質問
今のShopifyのまま、買取の受付を組み込めますか？
ご契約のプランや、今お使いのアプリによって変わるので、先にお調べします。今回は、今のShopifyとお申し込みフォームはそのままに、管理画面の中から受付票を開けるようにしました。
お申し込みフォームの見た目や項目は変わりますか？
今回は、フォームの見た目と項目には手を入れていません。いただいた入力を、そのまま受付の記録として残す作りにしました。
お客様の情報は、どこに置かれますか？
今回は、買取のデータをすべてお店のShopifyの中に置く作りにしました。間に入るサーバーはお店でご契約いただき、データベースを持たない通り道として使い、データはお店のShopifyの中に保存しています。
口座番号は、だれが見られますか？
今回は、振込先を見るときに合言葉を入れる形にしました。合言葉を知っている方だけが口座を見られます。一覧の書き出しにも、口座は入れていません。
1つの申し込みで、荷物が何回かに分かれて届いたらどうなりますか？
1つのお申し込みに、受付票を複数枚つなげられる作りにしました。お申し込みとはIDで結んでいるので、同じお名前の方がいても取り違えにくい作りです。
お客様へのメールの文面は、あとから直せますか？
直せます。自動返信の文面はファイルに分けてあり、差し替えるだけで変えられます。定型メールも、元の文面から作り直せるようにしています。
うちの受付をShopifyの中で楽にできるか、LINEで相談しませんか
友だち追加のあと、5問の短いアンケートにお答えください（困りごと・お仕事のジャンル・今のホームページのURL・始めたい時期・ひとこと）。
いただいた内容をもとに、次のようなことをご案内します。
- 表計算と手作業のままで足りそうか
- 今のShopifyの中に組み込めそうか
- 費用の目安を出すために、あと何を伺えばよいか
トークへのお返事は、担当の者がお送りします。15分の無料相談（オンライン）のご予約もできます。
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