ポータルサイトの保守・運用と、
掲載企業の請求書・領収書の作成

わたしたちは「作成」まで

運営者どこまで、お願いできますか？アオイ作るところまでを、わたしたちが担います

わたしたちが行うのは、請求書・領収書の作成までです。内容の確認と、掲載企業への送付は、運営される方が行います。発行者は運営事務局の名前、振込先は運営される方の口座で、わたしたちの名前は発行者や支払先としては書きません（問い合わせ窓口としての記載に限ります）。

領収書は、運営される方から入金のご連絡と発行のご依頼をいただいてから、どの請求の分かを作った請求書と突き合わせて作っています。未払いの督促・回収・交渉は、お引き受けする範囲に入れていません。お受けしない範囲も、最初に文書で決めておきました。

毎月の流れを、決まった形に

請求書は、ひな形のスプレッドシートから作っています。毎月変わる箇所は赤字にしておき、PDFにする直前だけ黒字にして、取り終えたら赤字に戻します。変わるのが赤字の箇所だけになるように組み、毎月の作業がぶれにくいようにしています。

出来上がった書類は運営される方へお送りし、運営される方が確かめてから、掲載企業へ送ります。

出来上がったPDFの側で、確かめる

元のシートを見て安心するのではなく、PDFにしたあとの出来上がりの側で、次のことを機械で確かめています。

• 明細の合計と小計が合っているか
• 小計と消費税を足して、合計になっているか
• 消費税額が、小計の10%（端数は四捨五入）で計算されているか（今回の請求の項目は、すべて税率10%の対象です）
• 合計が表示されているか、宛先と振込先が書かれているか、1ページに収まっているか

これは計算の整合と、決めた項目が書かれているかの確認です。請求する金額や相手そのものが正しいかは、運営される方に確かめていただいています。機械の確認を通ったあとも、送る前に1枚は開いて、目で確かめます。

個人データの扱いを、先に決める

サイトの運用では、個人データの扱いを最初に決めました。問い合わせフォームの送信内容はサイトのデータベースに保存せず、それまでの分は取得から30日で削除します。メールマガジンの購読者の情報は、わたしたちの側では取得せず、バックアップからは個人データを含む表を除いています。事務局の受信箱の中身は、わたしたちは見ません。