ご提案例予約 ／ 小売
電話予約とWeb予約を一元管理する方法
二重予約を防ぐ3つの選択肢
この記事は、ご相談をもとに作成した試作のご提案例です。正式な導入・運用の実績ではありません。掲載している機能は試作時点のものです。
店長この時間、ノートには空いてるけど…メールでも入ってたっけ？「ホームページから入った予約と、電話で受けた予約。重なっていないか、毎回見比べている」
店舗で来店予約を受けているお店で、こんな状況はありませんか。
一般的な予約の受け方なら、既製の予約サービスも有力な候補です。
店舗ごとの受付枠、フェアの日だけ組数を増やす、広告ごとの集計など、お店独自の決まりが多いなら、今のホームページに予約の仕組みを組み込む方法が候補になります。
この記事では、3つの方法を比べたうえで、実際にいただいたご相談をもとに当社が作った予約システムの試作をご紹介します。
こんなお悩みはありませんか
- Webの予約はメールで届き、電話の予約は紙のノートに書いている
- 同じ時間に予約が重なっていないか、毎回スタッフが見比べている
- フェアやイベントの日だけ、受けられる組数を増やしたい
- 店舗が複数あり、どの店舗にどれだけ予約が入っているか、すぐに分からない
- どの広告やページから予約が来たのかが分からない
店長同じ時間に、2組いらっしゃる…？とくに、電話とWebの予約を毎回見比べているなら、
予約の入口（Web・電話・店頭）ごとに、記録する場所が分かれていることが原因かもしれません。記録する場所をまとめる方法を、3つ比べてみます。
電話とWebの予約をまとめる、3つの選択肢
店長どれを選べばいいの？アオイお店の決まりに合うか、3つを比べてみましょう1. 既製の予約サービスを使う
予約専門のサービスに登録して、ホームページに予約の画面を埋め込んだり、リンクで案内したりする方法。電話の予約を管理画面から入力できるサービスなら、Webの予約と同じ台帳にまとめられます。
- 向くお店
- 予約の受け方が一般的で、まず早く始めたい
- 気になる点
- 利用料はサービスやプランによる。画面の見た目や流れ、集計の仕方は、サービスが用意した範囲で選ぶ
2. 今のフォームを使い続け、表計算などでまとめる
申し込みフォームはそのままにして、届いた予約を表計算ソフトなどに書き写す方法。空き枠の確認と表への転記は、人の手で行います。
- 向くお店
- 予約の件数が少ない
- 気になる点
- 書き写す手間（人の時間）がかかり続ける。忙しい日ほど漏れやすい
3. 今のホームページの中に、予約の仕組みを組み込む
ホームページ（WordPressなど）の中に、空き状況の表示と予約台帳を作る方法。
- 向くお店
- 店舗ごと・内容ごとの受付枠、フェアの日の組数、広告ごとの集計など、お店独自の決まりが多い
- よい点
- 今のサーバーで動かせる場合は、新しくサーバーを借りなくてよい（追加の費用の有無は、今の契約と構成による）。画面と流れをお店に合わせられる。フェアのページにそのまま予約の画面を置ける。予約の情報を今のサーバーの中で持てる
- 気になる点
- 最初に作る費用と期間がかかる。WordPressの更新への対応などの保守も必要
今回のご相談は、お店独自の決まりが多いケースでした。そのため、3つ目をご提案しました。
今回いただいたご相談
店長空いている時間を見て、その場で予約してもらえるようにしたいんですアオイ店舗や相談の内容ごとに、受けられる枠も決めたいんですね店舗で接客をしながら商品をご案内している、小売のお店からのご相談でした。複数の店舗があり、毎月のフェアや季節の相談会を開いています。来店予約は、LINEと電話で受けていました。
ご要望は、次のようなものでした。
- お客様が、月と週のカレンダーで空き具合（○ △ ×）を見て、その場で予約できる
- 店舗・ご相談の内容・日時ごとに、受けられる枠を決められる
- 予約が入ったら、お客様とお店の両方にメールが届く
- お客様が予約の確認・変更・キャンセルをできる。スマートフォンでも使える
参考にしたい予約画面のURLもいただいていました。まずその画面を実際に開いて、空き具合の記号（○と△）の出し方、日付の送り方、入力の順番まで確かめました。試作で実際に動きを確かめた機能は、このあとの「試作でできるようにしたこと」でご紹介します。
なぜ「今のホームページに組み込む」形をご提案したのか
当社がこの形をご提案した理由は3つです。
アオイご提案の理由は3つです- 枠の決まりが細かい。店舗・ご相談の内容・日時ごとの枠を、そのまま画面に反映できる
- フェアのページがある。フェアのページに、そのまま予約の画面を置ける（試作では6つのフェアのページすべてに置きました）
- 見た目と操作の流れを、参考の画面に近づけたい。自分たちで作る形なら、画面をお店に合わせられる
そこで、言葉で説明するより先に、触れるものをお見せすることにしました。今回は、ご相談の翌日に、お店のホームページを同じ環境で再現し、その中で実際に動く予約の試作をお送りしています。
試作でできるようにしたこと
2分20秒ほどの動画です（音声が出ます）。画面と同じ内容を、下でも順に説明しています。
お客様が予約するとき
店舗とご相談の内容を選ぶと、1週間分の空き具合が ○ △ × で出ます。空いている時間を選んで、そのまま予約できます。予約が済むと、お客様とお店の両方に確認のメールが届きます。フェアの日は、受けられる組数を増やしておけます。
電話で予約を受けたとき
管理画面の予約台帳で、空いている枠を押し、お名前と電話番号を入れます。Webの予約と同じ台帳に入り、お客様の予約画面のその枠も、すぐに埋まった表示になります。電話とWebで別々に書き留めて見比べる手間がなくなり、二重予約を防ぎやすくなります。
お客様がお見えになったとき
「今日ご来店のお客様」の一覧で、ボタンを1つ押すだけです。押し間違えても、すぐ戻せます。
打ち合わせなどで受けられない時間があるとき
その枠を止めておくと、お客様の予約画面では、すぐに × になります。
そのほか、試作に入れたもの
- 誰が、いつ、何をしたかの自動記録
- 店舗ごと・受付の経路ごと・フェアのページや広告ごとの、予約とご来店の数
- 日時の変更、印刷用の一覧（通信が止まったときに備えて）、確認メールの再送、スタッフの追加・停止
作る前に、「使い始めた日から、スタッフの方がどこで迷うか」を一つずつ書き出し、そこで出てきたものを試作に入れました。作業ごとに分けた1分前後の使い方の動画も、試作と一緒にお渡ししています。
よくあるご質問
今のホームページを作り直す必要はありますか？
作り直さずに、今のホームページの中に予約の画面と管理画面を足せることがあります（今回の試作も、その形です）。サーバーやホームページの作りによって変わるので、先にお調べします。
WordPress以外のホームページでもできますか？
サーバーの環境によって作り方が変わります。ホームページのURLを教えていただければ、何ができるかをお調べします。
既製の予約サービスと、どちらがいいですか？
予約の受け方が一般的なら、既製のサービスで足りることもあります。必要な機能・料金・設定の手間を、サービスごとに確かめるのがおすすめです。お店独自の決まりが多い場合や、ホームページの中で完結させたい場合に、組み込みをおすすめしています。
作ったあとの保守は必要ですか？
必要です。WordPressやサーバーの更新への対応、バックアップ、メールが届いているかの確認などがあります。保守の内容と費用は、今の管理の状況を伺ってからご案内します。
お客様の情報は、どこに保存されますか？
組み込む形なら、今お使いのサーバーの中に保存する作りにできます。
うちの場合、いくらくらいかかりますか？
店舗の数、受けたい予約の種類、今のホームページの作りによって変わります。LINEで今の状況を教えていただければ、おおよその金額をお伝えします。
作る前に、どんなものになるか確かめられますか？
はい。ご発注が決まる前に、モックアップ（完成のイメージ）をお見せしています。
うちに合う予約の管理の方法を、LINEで相談しませんか
友だち追加のあと、5問の短いアンケートにお答えください（困りごと・お仕事のジャンル・今のホームページのURL・始めたい時期・ひとこと）。
いただいた内容をもとに、次のようなことをご案内します。
- 既製のサービスで足りそうか
- 今のホームページへの組み込みが合いそうか
- 費用の目安を出すために、あと何を伺えばよいか
トークへのお返事は、担当の者がお送りします。15分の無料相談（オンライン）のご予約もできます。
予約の管理の方法をLINEで相談するLINEを使わない方は、こちらから15分のオンライン相談を予約できます。
※ 予約されたお客様のお名前や電話番号など、実際の個人情報は送らないでください。